Confluence Lösungen - Intranet
Wertvolle Informationen für alle Mitarbeiter!
Ein Intranet bietet wertvolle Informationen, die für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens interessant und wichtig sind - aktuelle Informationen über das Unternehmen („News"), Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Betriebsvereinbarungen, Dokumentationen, Antworten zu wiederkehrenden Fragen („FAQs"), Wissenswertes, Diskussionsforen und Informationen aus zentralen Abteilungen wie z.B. dem Personalwesen.
Ihre Mitarbeiter müssen das Rad nicht mehrmals erfinden. Ein Intranet kann durch den einfachen Zugang zu den relevanten Informationen die Produktivität steigern und die Kosten für die Informationssuche senken.
Entscheidend für den Erfolg eines Intranets ist, welche Intranet-Software Sie einsetzen und wie Sie bei der Einführung vorgehen. In manchen Firmen wird das Intranet nur wenig genutzt, da:
- es schwierig ist, die richtigen Inhalte zu finden
- es schwierig ist, neue Informationen einzustellen
- und bestehende Daten zu verändern
- manchmal nur ein Mitarbeiter für die Pflege und Verwaltung des
- gesamten Intranet zuständig ist und alles über ihn laufen muss
- die Informationen teilweise völlig veraltet sind, da der Administrator überlastet ist
Verwenden Sie daher Confluence
Confluence ist eine Wiki-Software für den Austausch von Informationen und die Verbesserung der Kommunikation in Unternehmen. Das Wiki ermöglicht das schnelle, einfache und sichere Erstellen und Pflegen von Inhalten.
Confluence ist die ideale Basis für ein Intranet, weil
- es intuitiv zu bedienen ist
- es einfach zu durchsuchen ist
- Inhalte kinderleicht zu erstellen oder zu ändern sind
- es sicher ist
Jeder soll mitmachen!
Jeder kann zum Inhalt des Intranets beitragen, da Confluence ganz einfach zu bedienen ist. Ihre Mitarbeiter nutzen die intuitive Oberfläche von Confluence, um Informationen einzutragen, Dokumente oder Bilder anzuhängen oder auch eine Excel-Tabelle im Nu hinzuzufügen. Natürlich können Sie die Berechtigungen auf Bereiche oder Seiten auch beliebig einschränken.
Beispiel:
| Die Personalabteilung erstellt eine Seite zur Reisekostenabrechnung. Dort beschreibt sie übersichtlich die Schritte, wie ein Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung erstellt. Zusätzlich fügt sie auf derselben Seite eine Excel-Vorlage für die Abrechnung als Anlage hinzu. Ein Mitarbeiter kann diese Vorlage dann durch Anklicken öffnen und mit seinen Reisedaten füllen. Die Wiki-Seite erläutert ihm dabei, wie er vorgehen soll. |
Alles ist schnell zu finden
Wenn ein Mitarbeiter eine benötigte Information nicht im Intranet findet, dann könnte sie genauso gut nicht existieren. Darum ist in Confluence alles organisiert und durchsuchbar.
Inhalte schnell und einfach ergänzen
Der einzelne Administrator hat ausgedient, nun können alle mitmachen. Einfach eine Seite hinzufügen oder ergänzen, speichern und schon kann jeder die Information nutzen.
Confluence merkt sich alle Änderungen. Bei jedem Speichern einer Seite erstellt Confluence eine neue Version und merkt sich, wer welche Änderungen gemacht hat. Natürlich ist es dann auch ganz einfach, eine Änderung rückgängig zu machen.
Sichere Bereiche
Normalerweise hat jede Abteilung - IT, Personal, Finanzen, Marketing und so weiter - in einem Unternehmen ihren eigenen Bereich. Ein solcher Bereich kann in Confluence seine eigenen Sicherheitseinstellungen bekommen, so dass nur die gewünschten Mitarbeiter Zugriff haben. Confluence bietet dazu ein ausgefeiltes, aber trotzdem einfach zu bedienendes Berechtigungssystem an.
Beispiel
| Im Personalbereich sind manche Seiten - wie die Vorlage für die Reisekostenabrechnung - für alle Mitarbeiter sichtbar. Allerdings können sie keine Änderungen vornehmen. Andere Seiten hingegen - wie Personalakten oder Informationen zu Bewerbern - sind nur für die Mitarbeiter der Personalabteilung zugänglich. |
Einfache Integration mit bestehenden Anwendungen
Confluence lässt sich einfach in eine bestehende Infrastruktur integrieren, über Plugins, Web-Services, Java-APIs oder XML-RPC. Sie können Daten aus bestehenden Anwendungen in Confluence anzeigen und so indirekt das Intranet integrieren. Möglich sind z.B. Daten aus:
- Word, Excel oder Powerpoint
- einem CRM-System wie z.B. Salesforce
- einem ERP-System wie z.B. SAP
- einem Personalsystem
- einem Projektmanagementsystem
Durch die Anbindung an einen LDAP-Server wie das Active Directory können die Mitarbeiter ihren Benutzernamen mit ihrem üblichen Kennwort bei der Anmeldung im Intranet verwenden.
Geben Sie den Mitarbeitern ein Gesicht
 Unterstützen Sie die Vernetzung und die Kommunikation im Unternehmen durch einen persönlichen Bereich für jeden Mitarbeiter. Hier kann er ein Bild einstellen und Informationen über sich, seine Arbeit und seine Interessen einstellen. Sie können ihm sogar die Möglichkeit geben, private Seiten zu pflegen oder einen Blog zu führen.
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