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Fallstudie: Innovationsmanagement
Innovationsmanagement mit Confluence Was hat GPC Biotech veranlasst Confluence zu verwenden? Es begann mit einem internen Projekt in unserer Informatikabteilung. Die Geschäftsleitung wollte, dass wir ein Wissensmanagement zur Bewertung/Auswertung wissenschaftlicher Projekte einführen. Jemand erwähnte ein Wiki und Wikipedia. Zuerst haben wir diese Idee wieder verworfen, aber als ich die vielen verschiedenen Softwarelösungen verglich, wurde schnell klar, dass manche Wikis, wie z.B. Confluence, genau die Funktionalitäten und Features haben, wie wir sie brauchen. Wegen seiner einfachen Bedienung und Installation war Confluence ganz klar der Gewinner. Pharmazeutische Unternehmen benötigen heutzutage ein Wissensmanagement. Einige wählen große Anwendungen, um die verschiedenen Arten experimenteller Ergebnisse zu verwalten und zu archivieren. Ich finde Confluence genau passend, wenn es darum geht, heterogene Daten abzulegen und auszutauschen, und das mühelos für beide Seiten, Wissenschaftler und Informatiker. Unschlagbar ist auch der reibungslose Informationsaustausch durch die mächtige Suche nach heterogenen Daten und die Versionierung des gesamtem gespeicherten Wissens wie Ergebnise, Präsentationen, Benutzerbeiträge oder Kommentare. Dieses Wissen ist ja normalerweise verteilt über die Forschungs- und die Entwicklungsabteilung. Confluence ist nahezu perfekt, was das angeht.
Was wurde vor Confluence als Wissensmanagement eingesetzt?
Das existierte praktisch vorher so gut wie garnicht. Unser Wissensmanagement dient Wissenschaftlern, um Versuchsergebnisse, Schlussfolgerungen und Ideen vernünftig abzulegen. Früher haben sie diese Daten in Excel oder Powerpoint gespeichert. Der Datenaustausch lief dann über E-Mails oder über gemeinsame Netzlaufwerke. Das ist sehr unübersichtlich und macht es schwer Informationen zu finden. Sind Inhalte in Confluence als Wikiseiten gespeichert oder als Anhänge? Wir speichern Ergebnisse und Dokumentationen in beiden Varianten ab. Obwohl die Versuchsergebnisse in Excel indiziert sind, so sind es doch nur Zahlen. Dies macht eine direkte Suche schwierig. Wenn man eine Wikiseite erstellt und die entsprechenden Ergebnisse für jedes Experiment anhängt, dann sind die passenden Dateien und ihre Versionen leicht zu finden. Setzen Sie Confluence auch für andere Zwecke außer als Wissensmanagement ein? Wir nutzen Confluence auch zur Verbesserung der Zusammenarbeit. Manche Dateien werden von mehreren Personen bearbeitet und nicht von nur einer Person gepflegt. Bei den wissenschaftlichen Projekten ist das genauso. Diese Projekte haben jeweils ihren eigenen Bereich in Confluence und die Mitarbeiter können fortwährend ihre aktuellsten Versuchsergebnisse einpflegen. Andere Mitarbeiter kommentieren, strukturieren oder fassen diese Ergebnisse dann zusammen. Confluence ist wirklich eine Plattform für die Zusammenarbeit von Teams. Und mit seiner einfachen Bedienung ist es sehr bequem dazu beizutragen und die Informationen zu nutzen. Dies ist eine tolle Möglichkeit, die Zusammenarbeit zwischen unseren Forschungs- und Entwicklungsteams zu verbessern. Zusätzlich verwenden wir es auch, um unsere Meetings zu dokumentieren. Vorab erstellt der Abteilungsleiter in Confluence eine Seite und jeder Mitarbeiter fügt seine persönlichen Agendapunkte hinzu. Während des Meetings pflegt der Abteilungsleiter das Besprochene, die Entscheidungen, wie und welche Aufgaben zu erledigen sind und ähnliche Punkte in Confluence ein. Im Anschluss aktualisieren die entsprechenden Mitarbeiter den Fortschritt der laufenden Aufgaben. Confluence ist bei uns mittlerweile tatsächlich viel mehr eine unentbehrliche Plattform unserer internen Zusammenarbeit als nur eine reine Ablage statischer Informationen. Welche Abteilungen nutzen Confluence und wie unterscheidet sich der Einsatz? Wir haben Biologen und Chemiker, Pharmakologen und diverse Forschungs-und Entwicklungsabteilungen die Confluence für ihre Projekte nutzen. In der Informatikabteilung nutzen wir es ebenfalls. Abteilungsleiter (be)nutzen Confluence zur Pflege / Bearbeitung / Wartung / Überarbeitung des Wissensmanagements. Die Finanzbuchhaltung verwaltet ihre Dokumente damit und auch die IT-Abteilung fängt gerade damit an.
Hat Confluence die Kommunikation von GPC Biotech beeinflusst?
Wir haben mit Confluence als Wissensmanagement unsere Kommunikation und die Prozesse deutlich verbessert. Es ist wirklich sehr nützlich eine zentrale Stelle im Unternehmen zu haben, auf die jeder Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung zugreifen und seine Informationen ablegen kann. Dies ist ein wirklich gutes Modell für die asynchrone Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Das ist besonders hilfreich für globale Unternehmen mit unterschiedlichen Zeitzonen. Die Suche ist so einfach und leistungsstark, dass das Sortieren der Informationen sehr leicht ist und die Mitarbeiter dabei keine Zeit verlieren. Und das ist wirklich ein weiterer Vorteil bei der internen Kommunikation, sonst verlieren die Mitarbeiter ja sehr viel Zeit beim Schreiben solcher E-Mails wie: "Wo ist denn deine alte Präsentation? Kannst Du sie mir bitte mal schicken".
Hat sich Confluence in Ihrem Unternehmen durchweg verbreitet (und wie)? Zuerst haben wir Confluence nur intern genutzt. Wir haben wissenschaftliche Inhalte eingefügt als Basis für unser Wissensmanagement. Es wurde ein Bereich in Confluence erstellt, um all die Erkenntnisse unserer Wissenschaftler oder von öffentlichen Stellen über einen bestimmten Stoff abzulegen, den wir in einer klinischen Studie haben.
Nach ca. 1-2 Monaten haben wir das Wissensmanagement veröffentlicht. Wir haben in Deutschland und USA Präsentationen und Seminare gehalten und erklärt, wie man Confluence benutzt. Die Reaktionen waren sehr positiv. Von da an lief es. Beschreiben Sie die Lernkurve von Confluence Sie ist sehr kurz. Vom Standpunkt des Administrators aus gesehen, verliefen die Installation, die Anpassung und die erste Benutzung sehr schnell. Das war besonders wertvoll, da wir nicht so viel Zeit mit der Software verbrauchen wollten. Im Unternehmen wollten wir Confluence als Wissensmanagement verwenden. Natürlich wollen wir so wenig Zeit wie möglich mit dem Erlernen der Software verbringen, und Confluence war in diesem Sinne perfekt. Für die Benutzer gab es eine Präsentation als Einstieg in die Benutzung. Am Anfang waren einige Mitarbeiter ein wenig besorgt über die Wiki-Schreibweise. Dann haben sie einfach begonnen es zu nutzen und wir haben nie irgendwelche Klagen gehört. Mit dem Umstieg auf Version 2.0 wurde der Rich Text Editor zum Standard und neue Benutzer hatte wirklich gar keine Probleme mehr.
Welche Funktionen von Confluence finden alle am attraktivsten?
Die Benutzer sind am meisten begeistert von der Mächtigkeit der Versionierung, der Indizierung und dem Durchsuchen sowohl von Dokumenten als auch von Dateianhängen. Ähnlich beliebt sind die sehr stark anpassbaren Layouts und all die vielen Macros, die man nutzen kann, um bestimmte Dinge zu erledigen. Die Benutzer mögen besonders die sehr mächtigen und einfach zu bedienenden Zugriffsberechtigungen, mit denen man den eigenen Inhalt schützen kann. Der Grund hierfür ist die Besorgnis, dass jemand voreilig auf vorläufige Daten zugreift, diese interpretiert und die falschen Schlüsse daraus zieht. Sie wollen also die Kontrolle darüber haben, was sie zeigen und welche Daten sie mit anderen Benutzern im Unternehmen teilen möchten. Natürlicherweise gibt es Informationen, die nicht für alle Wissenschaftler oder sonstige Mitarbeiter bestimmt sind, und somit ist das Berechtigungssystem eines der wichtigsten Anforderungen der Benutzer. Was ist für Sie die beste Eigenschaft von Confluence?
Als Administrator mag ich besonders, dass Confluence so einfach zu installieren und zu benutzen ist. Confluence ist fast vollständig eine bereits fertige Lösung. Es sieht sehr professionell aus und es gibt wenige Dinge, die man anpassen muss. Und selbst wenn man das macht, ist es sehr einfach herauszufinden, wo und wie man es ändern kann. Die Admin-Console ist ebenfalls sehr mächtig. Confluence bietet einen sehr guten Support und entwickelt sich laufend weiter und das ist auch etwas, das ich sehr mag. Oh, es gibt einfach zu viele Dinge, die ich mag.
Ja. Wir nutzen einige Plugins wie das Tasklist-Macro, das Tracking-Macro oder das Macro für Inhaltsverzeichnisse. Sie sind sehr einfach zu installieren und zu benutzen. Wir haben zusätzlich das Layout von Confluence angepaßt. Wir haben einen Hilfe-Link, einen Link zum Durchsuchen der Hilfe und einen Link für unsere Wissensdatenbank in die globale Vorlage hinzugefügt. Das ging ganz einfach. Abgesehen davon gab es keinen wirklichen Grund, Confluence anzupassen. Verwenden Sie Confluence anders, als es ursprünglich geplant war? Einige weitere Anwendungsmöglichkeiten ergaben sich gleich zu Beginn unserer Arbeit mit Confluence. Ursprünglich arbeiteten wir gemeinsam an fachlichen Artikeln. Aber die Mitarbeiter liebten die automatische Versionierung von Seiten und Dateien, sodass sie schnell begannen, Confluence wie einen Dateimanager zu verwenden - sie teilen Dateien mit Ihren Kollegen und fügen Dateien als Anhänge zu Seiten ein, sie erstellen Kommentare und neue Seiten für ihre Dateien. In derselben Weise verwalten sie Resultate aus Experimenten. Mit den vielfältigen Funktionen von Confluence sind die Möglichkeiten unbegrenzt und wir ziehen mehr und mehr Vorteile aus dieser Funktionalität. |
